EN VI

Lắp đặt tổng đài IP – Những thiết bị cần thiết cho một tổng đài hoàn chỉnh

(24/11/2021)

Ứng dụng tổng đài IP đang là công cụ mang lại nhiều lợi ích  trong kinh doanh, quản lý và phát triển doanh nghiệp. Có rất nhiều cơ quan, công ty, tổ chức muốn ứng dụng mô hình này nhưng chưa thực sự hiểu về nó cũng không biết cần chuẩn bị gì để có thể ứng dụng và mang lại hiệu quả tốt nhất với chi phí hợp lý nhất. Bài viết này, Indochina Telecom sẽ hướng dẫn bạn cách lắp đặt tổng đài IP và những vấn đề liên quan tới mô hình này.

>> Xem thêm: Giải pháp tổng đài cho khách sạn

Điểm nổi bật của tổng đài IP

Trước khi lắp đặt hệ thống tổng đài IP, bạn cần hiểu tổng đài IP là gì? Mô hình tổng đài IP là tổng đài điện thoại được triển khai trên nền tảng Internet có sẵn tại các cơ quan, doanh nghiệp, khách sạn, khu nghỉ dưỡng,… được kết nối bằng cáp mạng Lan. So với tổng đài truyền thống Analog, mô hình này có rất nhiều ưu thế và điểm nổi bật, hiện đại như:

  • Tiết kiệm chi phí: Các cuộc gọi nội bộ hoàn toàn được miễn phí, cước gọi liên quốc gia được hỗ trợ với mức phí thấp.
  • Việc thiết lập về những giao diện có cấu hình mạng vô cùng đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều so với mô hình truyền thống: Hệ thống mới hoàn toàn sử dụng được cơ sở hạ tầng sẵn có và hầu như cơ quan, tổ chức nào cũng sử dụng như Internet và mạng LAN,…
  • Nâng cấp phiên bản nhanh chóng hoàn toàn không phụ thuộc vào phần cứng hay các thiết bị cồng kềnh.
  • Chuyển vùng nhanh gọn với các thao tác đơn giản.
  • Không giới hạn số lượng máy điện thoại được sử dụng, việc mở rộng hệ thống diễn ra đơn giản.
  • Dễ dàng thiết lập báo cáo và theo dõi và quản lý tốc độ xử lý công việc của nhân sự thông qua trang Web quản lý
  • Giảm bớt chi phí cho nguồn nhân lực trực tổng đài nhờ hệ thống trả lời tự động và phân loại các cuộc gọi.
  • Ghi âm cuộc gọi và lưu trữ file ghi âm lên tới 12 tháng
  • API có thể kết nối với các phần mềm khác hỗ trợ việc quản lý, giải quyết công việc.
  • Điện thoại IP dễ sử dụng, bảo hành và bảo trì hệ thống đơn giản
Tổng đài IP - Giải pháp quản lý và phát triển doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp
Tổng đài IP – Giải pháp quản lý và phát triển doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp

Hệ thống tổng đài IP gồm những gì?

Để hệ thống tổng đài IP có thể hoạt động, chúng ta cần hiểu mô hình tổng quan của hệ thống này. Một mô hình IP tổng thể gồm tổng đài phần cứng đã được tích hợp sẵn core tổng đài IP và một tổng đài phần mềm được cài đặt trên máy chủ. Cụ thể 2 phần gồm những bộ phận sau:

1. Tổng đài phần cứng tích hợp sẵn core tổng đài IP

Đối với tổng đài phần cứng bao gồm:

  • Tổng đài
  • Điện thoại
  • Bộ chuyển đổi nếu như bạn vẫn muốn sử dụng hệ thống điện thoại cũ
  • Hệ thống đường dây mạng LAN nội bộ
  • Phần mềm Softphone trên máy tính, phần mềm này hoàn toàn miễn phí
  • Tai nghe điện thoại có thể dùng với máy tính hoặc với điện thoại IP
  • Đường truyền quang nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh khác nhau.

2. Tổng đài IP phần mềm cài đặt trên máy chủ

Đối với tổng đài phần mềm cài đặt trên máy chủ bạn cần có:

  • Máy chủ Server và điện thoại IP Phone
  • Card giao tiếp bưu điện, loại card này có thể giao tiếp đường Analog hoặc đường truyền E1
  • Bộ chuyển đổi Gateway nếu như bạn muốn sử dụng điện thoại Analog
  • Hệ thống đường dây mạng LAN nội bộ, trong trường hợp đã có sẵn mạng LAN và máy tính rồi thì bạn có thể tận dụng nền mạng này luôn.
  • Phần mềm Softphone trên máy tính được cài đặt miễn phí
  • Tai nghe có thể tích hợp với máy tính hoặc điện thoại
  • Đường truyền quang khi bạn có nhiều chi nhánh
Mô hình tổng quan tổng đài IP
Mô hình tổng quan tổng đài IP

Những thiết bị để lắp đặt tổng đài IP

Các thiết bị vật lý bạn cần chuẩn bị để một tổng đài IP hoạt động tốt bao gồm:

Máy tính để cài tổng đài

Bạn hoàn toàn có thể chỉ cần tới 1PC đồng bộ HP (HP Pro 2000, 4000,…) để cài đặt tổng đài nếu số lượng máy lẻ sử dụng dưới 150. Chi phí cho các máy tính này thường dưới 7.000.000 VNĐ/ bộ. Chúng khá rẻ cho một hệ thống tổng đài lên tới 150 máy lẻ.

Trong trường hợp số lượng máy lẻ lớn hơn 150 bạn cần chọn các dòng máy chủ HP ML110G7 hoặc các dòng máy cao hơn để đáp ứng.

Bạn cần có máy tính để có thể cài đặt tổng đài
Bạn cần có máy tính để có thể cài đặt tổng đài

Card giao tiếp đường vào bưu điện

Để có những cuộc gọi kết nối với bên ngoài, bạn cần có loại card giúp giao tiếp được với đường bưu điện ( card FXO). Hiện nay trên thị trường có rất nhiều Card đáp ứng được nhu cầu này nhưng được phân thành 2 loại dễ hiểu:

  • Loại cắm trong: Là loại thẻ tiếp xúc với khe cắm PCI hoặc PCLe được cắm trong máy tính
  • Loại cắm ngoài: Là loại thẻ tiếp xúc, giao tiếp qua mạng RJ45 được cắm trực tiếp vào Switch

Ngoài ra có loại card sử dụng các SIM di động làm các đầu số giao tiếp. Tùy từng trường hợp doanh nghiệp bạn có thể sử dụng các loại thẻ trên.

Card chuyển đổi giúp doanh nghiệp có các cuộc gọi ra bên ngoài
Card chuyển đổi giúp doanh nghiệp có các cuộc gọi ra bên ngoài

Các loại thiết bị thoại đầu cuối

Một tổng đài hoạt động không thể thiếu các thiết bị đầu cuối, tuy nhiên tùy vào hệ thống mà chúng ta chọn các thiết bị khác nhau. Cụ thể:

Điện thoại IP phone

Nếu sử dụng điện thoại IP phone, doanh nghiệp hoàn toàn không cần chạy đường dây mới nếu như đã có hệ thống mạng LAN nội bộ sẵn có. Bạn chỉ cần cắm trực tiếp vào máy và sử dụng tổng đài IP như bình thường.

Điện thoại IP Phone là thiết bị hỗ trợ đắc lực cho hệ thống tổng đài cố định
Điện thoại IP Phone là thiết bị hỗ trợ đắc lực cho hệ thống tổng đài cố định

Các thiết bị gateway – Card máy lẻ Analog

Nếu như doanh nghiệp bạn muốn nâng cấp từ hệ thống cũ lên hoặc đã có hệ thống đường dây máy lẻ nội bộ và các điện thoại cũ rồi thì có thể dùng Card chuyển đổi này.

Sử dụng phần mềm cài trên PC làm máy lẻ

Trong trường hợp bạn sử dụng PC thì nên chọn phương án sử dụng phần mềm. Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần mua thêm tai nghe điện thoại có thể cắm vào PC là có thể thoại ngay lập tức. Các phần mềm cài trên máy hoàn toàn miễn phí và suốt quá trình sử dụng bạn không mất thêm một khoản phí nào cả

Như vậy, có thể thấy việc lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp khá đơn giản, từ đầu tư chi phí ban đầu cho mô hình đến trong quá trình vận hành đều hết sức đơn giản nhưng hiệu quả mang lại vô cùng lớn. Nếu doanh nghiệp bạn muốn phát triển theo hướng chuyên nghiệp hơn, tối ưu nhân lực hơn thì tổng đài IP là lựa chọn hợp lý. Hãy liên hệ với Indochina Telecom – Đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài IP uy tín – chất lượng – giá tốt nhất hiện nay để được tư vấn.

Tin tức khác

Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ 4.0 cho văn phòng

Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ 4.0 cho văn phòng

Tổng đài nội bộ từ lâu đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong công tác quản lý các hoạt động nội vụ,...
Giải pháp tổng đài IP – Hệ thống thoại thông minh cho doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài IP – Hệ thống thoại thông minh cho doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài IP là lựa chọn của đại đa số các doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ hiện nay. Đặc biệt, giải pháp này với nhiều ưu...
Tổng đài IP là gì? Những thiết bị cần có khi lắp đặt tổng đài IP

Tổng đài IP là gì? Những thiết bị cần có khi lắp đặt tổng đài IP

Đối với các doanh nghiệp hiện nay, tổng đài IP là giải pháp quen thuộc giúp họ quản lý, khai thác hoạt động của công ty cùng với đó...