EN VI

Tổng đài VOIP là gì? Doanh nghiệp có lợi gì khi đăng ký tổng đài?

(24/11/2021)

Lượt tìm kiếm của từ khóa “tổng đài VoIP là gì?” trong thời gian gần đây tăng đột biến bởi đây đang được xem là giải pháp điện thoại tân tiến nhất, mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy mô hình điện thoại này là gì? Chúng có những tính năng gì và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng Indochina Telecom tìm hiểu rõ hơn về giải pháp điện thoại mới này ở bài viết dưới đây.

Tổng đài VOIP là gì?

Khi bạn hiểu tổng đài VoIP là gì bạn sẽ thấy đây không phải một mô hình lạ nếu như doanh nghiệp bạn cũng đã từng sử dụng các mô hình tổng đài truyền thống. Điểm nổi bật giúp chúng tạo nên sự khác biệt là chúng hoạt động trên một nền tảng khác, tân tiến hơn nên có những chức năng mở rộng hơn nhiều so với tổng đài truyền thống.

Hiểu một cách chuyên môn hơn, tổng đài VoIp (Voice over Internet Protocol) hay thường gọi tắt là tổng đài IP chính là dạng tổng đài điện thoại sử dụng giao thức Internet hay nền tảng IP để truyền dữ liệu giọng nói đã được mã hóa. Hệ thống này hoạt động hoàn toàn trên Internet nên không bị giới hạn địa điểm sử dụng. Toàn bộ dữ liệu được truyền qua mạng LAN, WAN, Internet thay vì mạng viễn thông truyền tải qua đường dây cáp vẫn thường được sử dụng ở các hệ thống cũ.Khi chuyển sang tổng đài mới doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng nền tảng Internet vốn có mà không phải loại bỏ hệ thống mới và lắp đặt hệ thống mới cồng kềnh khách.

>> Tìm hiểu công nghệ VOIP tại đây

Tổng đài VoIP - hệ thống tổng đài điện thoại thông minh phát triển trên nền tảng Internet
Tổng đài VoIP – hệ thống tổng đài điện thoại thông minh phát triển trên nền tảng Internet

Mô hình về hệ thống Tổng đài VOIP

Mô hình hệ thống tổng đài VoIP là tập hợp bao gồm tổng đài IP và các thiết bị đầu cuối hoạt động dựa trên nền tảng Internet. Doanh nghiệp hoàn toàn không phải trang bị thêm các thành phần mới bởi tổng đài này chạy chung trên hạ tầng mạng cũ như LAN, WAN. Mô hình hoạt động bằng cách mã hóa giọng nói thành các dữ liệu và truyền đi, hoạt động rất dễ hiểu, dễ quản lý ngay cả khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

Mô hình về hệ thống tổng đài VoIP 1 điểm

Đối với doanh nghiệp chỉ có 1 trụ sở chính, mô hình hệ thống tổng đài VoIP cần chuẩn bị:

  • Lựa chọn đầu số
  • Lựa chọn tổng đài
  • Chuẩn bị thiết bị đầu cuối
  • Điện thoại IP
  • Phần mềm Softphone cài trên máy tính, khi sử dụng máy tính cần chuẩn bị thêm tai nghe, mic hoặc cài đặt phần mềm này trên điện thoại di động

Đối với mô hình 1 điểm này, yêu cầu hạ tầng để lắp đặt hệ thống tổng đài Voip bao gồm:

  • Hạ tầng có mạng Internet kết nối điện thoại bàn IP
  • Lắp đặt thêm các thiết bị đầu cuối
  • Cấu hình trên trang Web phải đủ điều kiện để tiến hành đăng ký dịch vụ với nhà cung cấp VoIP.

Mô hình kết nối hệ thống tổng đài đa điểm ( doanh nghiệp có nhiều chi nhánh)

Việc mở rộng tổng đài IP không hề khó khăn và rất nhanh chóng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng dụng tốt mô hình này với số lượng nhỏ thiết bị. Cụ thể, bạn cần chuẩn bị:

  • Lựa chọn đầu số điện thoại
  • Lựa chọn tổng đài ở trụ sở chính và cũng được dùng ở chi nhánh
  • Thiết bị đầu cuối
  • Điện thoại có kết nối mạng
  • Điện thoại IP cho trụ sở chính, lễ tân
  • Lựa chọn phần mềm có thể cài trên máy tính hay trên thiết bị di động tại các chi nhánh
  • Nếu chi nhánh muốn tận dụng thiết bị điện thoại cũ thì cần mua Analog Gateway

Yêu cầu hạ tầng đối với mô hình đa điểm:

  • Mỗi chi nhánh cần có kết nối internet với điện thoại bàn IP
  • Các thiết bị đầu cuối đã đăng ký về tổng đài của mỗi chi nhánh
  • Mỗi chi nhánh chỉ cần tạo một đường kết nối đến bộ định tuyến
  • Lắp đặt thiết bị đầu cuối
  • Cài đặt cấu hình trên web để có thể tiến hành đăng ký dịch vụ với nhà cung cấp hệ thống.
Mô hình tổng đài VoIP đa điểm cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
Mô hình tổng đài VoIP đa điểm cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Phân loại tổng đài VOIP

Về cơ bản, nhà cung cấp phân chia tổng đài VoIP làm 2 loại là tổng đài cứng và mềm.

Tổng đài VOIP cứng

Tổng đài cứng chính là hệ thống được thiết lập sẵn phần mềm trên thiết bị phần cứng. Với mỗi loại tổng đài sẽ có các chức năng khác nhau để đảm bảo đáp ứng nhu cầu về số lượng người dùng.

Tổng đài VOIP mềm

Tổng đài VoIP mềm chính là tổng đài được cài đặt trên các hệ điều hành có sẵn như Window, IOS, tổng đài được cài đặt trên các server, VPS,.. . Những tổng đài này vẫn được cài đặt đầy đủ các tính năng của một tổng đài IP chuyên nghiệp như: Đảm bảo 2 yếu tố quan trọng của tổng đài điện thoại là điện và Internet.

Ngoài ra, tổng đài này thường được cài đặt tại phòng Server riêng của doanh nghiệp, chúng có ổ cứng lớn, đảm bảo lưu trữ nhiều dữ liệu phục vụ cho mục đích báo cáo và kiểm soát chất lượng cuộc gọi.

Những tính năng Tổng đài VoIP mang lại cho doanh nghiệp

Mô hình tổng đài VoIP mang lại nhiều lợi ích bởi chúng được tích hợp những tính năng mới, tân tiến, một hệ thống điện thoại truyền thống khó có thể đảm bảo được như:

  • Tích hợp ghi âm toàn bộ nội dung cuộc thoại
  • Gọi tự động, nhận đồng thời nhiều cuộc gọi
  • Định tuyến và phân chia cuộc gọi
  • Chuyển hướng cuộc gọi tới số đích phù hợp theo như kịch bản doanh nghiệp đã cài đặt trước
  • Hệ thống cho phép doanh nghiệp tự xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng
  • Cài đặt sẵn mẫu SMS Marketing sau khi cuộc gọi kết thúc
  • CRM với tổng đài thu nhỏ.

Những lợi ích khi sử dụng tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chúng giúp việc quản lý hiệu quả hơn và tiếp cận khách hàng đúng cách, chuyên nghiệp hơn.

  • Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, hoàn toàn có thể tận dụng hệ thống mạng Internet sẵn có.
  • Không cần lắp đặt tổng đài Vật Lý cồng kềnh, tốn thời gian. Điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm chi phí và thời gian cho việc bảo hành, bảo trì hệ thống về sau khi đã hoạt động.
  • Tính ổn định cao, chất lượng cuộc thoại tốt bởi đường truyền internet rất ổn định, hoàn toàn khác so với những tổng đài truyền thống. Điều này trực tiếp ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng qua mỗi cuộc thoại.
  • Thiết lập nhanh, chỉ sau 30 phút doanh nghiệp đã sở hữu mô hình tổng đài điện thoại hiện đại với nhiều tính năng ưu việt.
  • Tỷ lệ nhận cuộc gọi cao, lên tới 98%
  • Thời gian kết nối nhanh, chỉ chưa tới 5s.
  • Giúp gia tăng tỷ lệ bắt máy.
  • Chất lượng cuộc gọi tốt giúp gia tăng tỷ lệ chốt Sale.
  • Nhận được đánh giá tốt từ phía khách hàng.
  • Quản lý nhân viên và đánh giá chất lượng với tiêu chí chính xác hơn
  • Giúp doanh nghiệp tối ưu dòng đời khách hàng, giữ được khách thân thiết và tạo ấn tượng tốt với khách hàng mới.
Tổng đài VoIP - giải pháp thoại cho doanh nghiệp tối ưu nhất hiện nay
Tổng đài VoIP – giải pháp thoại cho doanh nghiệp tối ưu nhất hiện nay

Những yêu cầu kỹ thuật để setup tổng đài VOIP

Để lắp đặt được tổng đài VoIP dù là tổng đài cứng hay mềm thì doanh nghiệp cần đảm bảo được những yếu tố kỹ thuật sau:

  • Luôn đảm bảo cung cấp đủ 2 yếu tố là điện và mạng với chất lượng tốt và ổn định.
  • Tổng đài cần được đặt tại Data Center hoặc tại trụ sở công ty với server riêng, ngăn cách với các máy móc, thiết bị khác nhằm đảm bảo kết nối internet ổn định.
  • Có kỹ thuật viên IP chuyên trách để phục trách và vận hành, không cần chuyên viên bởi những thao tác với hệ thống khá đơn giản và sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ khi có vấn đề.
  • Hoạt động liên tục và ổn định
  • Cần có dung lượng ổ cứng lớn, đảm bảo khả năng lưu trữ lượng lớn File ghi âm. Điều này phục vụ cho các tính năng khác như báo cáo, truy vấn cuộc gọi để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Dịch vụ tổng đài VOIP tại Indochina Telecom

Dịch vụ tổng đài VoIP đã trở thành công cụ hỗ trợ hữu hiệu cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng cũ, tạo  sự thân thiện với khách hàng mới. Để có một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp với chất lượng cuộc thoại được đảm bảo, chi phí hợp lý bạn nên liên hệ tới Đông Dương Telecom – Đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài hiện đại uy tín – chất lượng hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông. Sử dụng dịch vụ của Indochina Telecom, quý doanh nghiệp dễ dàng tiếp nhận được những tiến bộ tối tân nhất trong ngành viễn thông và nhiều lợi ích khác, cụ thể:

  • Hệ thống chất lượng cao, đảm bảo tính bảo mật thông tin cho khách hàng cũng như quý doanh nghiệp.
  • Luôn luôn có đội ngũ kỹ thuật kiểm tra, theo dõi và kịp thời khắc phục sự cố, đảm bảo hệ thống chạy mượt với số lượng cuộc gọi lớn.
  • Đội ngũ tư vấn và kỹ thuật viên nhiệt tình, chu đáo, đảm bảo cung cấp thông tin về dịch vụ một cách chính xác và lắp đặt nhanh chóng.
  • Doanh nghiệp hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực thông tin truyền thông, từ đó đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp luôn là tốt nhất với mức giá cạnh tranh.
  • Indochina Telecom luôn tư vấn và cam kết minh bạch hoàn toàn các mức phí, cước của dịch vụ VoIP được cung cấp tới khách hàng trước khi tiến tới kí kết hợp đồng. Điều đó nhằm tạo sự thoải mái, tạo niềm tin, sự an tâm cho quý doanh nghiệp khi lựa chọn dịch vụ của Đông Dương Telecom.
  • Tư vấn hoàn toàn miễn phí toàn bộ thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ phù hợp với từng doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
Indochina Telecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông chất lượng và uy tín hàng đầu

Với những chia sẻ của Indochina Telecom chắc chắn bạn đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi “tổng đài voip là gì” phải không? Hiểu về mô hình này cũng như cách vận hành của chúng bạn sẽ dễ dàng đánh giá được lợi ích doanh nghiệp sẽ nhận được khi sử dụng dịch vụ này. Bất cứ thắc mắc nào của bạn về dịch vụ tổng đài IP đều sẽ được tư vấn chi tiết bởi đội ngũ tư vấn viên Indochina Telecom. Bạn hãy liên hệ để biết thêm thông tin nếu muốn thiết lập một hệ thống điện thoại mới, hiện đại cho doanh nghiệp của mình nhé.

Tin tức khác

Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ 4.0 cho văn phòng

Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ 4.0 cho văn phòng

Tổng đài nội bộ từ lâu đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong công tác quản lý các hoạt động nội vụ,...
Giải pháp tổng đài IP – Hệ thống thoại thông minh cho doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài IP – Hệ thống thoại thông minh cho doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài IP là lựa chọn của đại đa số các doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ hiện nay. Đặc biệt, giải pháp này với nhiều ưu...
Lắp đặt tổng đài IP – Những thiết bị cần thiết cho một tổng đài hoàn chỉnh

Lắp đặt tổng đài IP – Những thiết bị cần thiết cho một tổng đài hoàn chỉnh

Ứng dụng tổng đài IP đang là công cụ mang lại nhiều lợi ích  trong kinh doanh, quản lý và phát triển doanh nghiệp. Có rất nhiều cơ quan,...