EN VI

Đầu số hotline nghĩa là gì? Nên lựa chọn đầu số nào cho doanh nghiệp?

(24/11/2021)

Trong xu thế phát triển mới, ngày càng có nhiều doanh nghiệp đăng ký và sử dụng hệ thống tổng đài ảo riêng để thực hiện các hoạt động tư vấn, chăm sóc khách hàng cũng như quảng bá thương hiệu, tìm kiếm nguồn khách hàng mục tiêu. Với những ưu điểm nổi trội, tổng đài hotline được ưa chuộng rộng rãi và trở thành một công cụ tất yếu cho hoạt động của các doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về đầu số hotline nghĩa là gì cũng như tìm được cách lựa chọn thích hợp, các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh có thể tham khảo những thông tin hữu ích được chia sẻ qua bài viết dưới đây.

Khái niệm số hotline là gì?

Hotline nghĩa là gì? Hotline còn có tên gọi khác là đường dây nóng, đây là đường dây tổng đài liên lạc qua điện thoại nhằm kết nối giữa khách hàng với doanh nghiệp. Kênh liên lạc này do các công ty đăng ký với nhà mạng để tiếp nhận các thông tin cũng như phản hồi của khách hàng, tại đây các nhu cầu được hỗ trợ, giải đáp thắc mắc sẽ được các nhân viên của doanh nghiệp trực tiếp giải đáp một cách nhanh chóng nhất. Nó không chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc, tư vấn khách hàng, hỗ trợ mở rộng hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn thể hiện được sự uy tín, chuyên nghiệp cho diện mạo công ty.

Hotline là đường dây tổng đài chuyên nghiệp tạo mối liên lạc giữa khách hàng, đối tác với doanh nghiệp
Hotline là đường dây tổng đài chuyên nghiệp tạo mối liên lạc giữa khách hàng, đối tác với doanh nghiệp

Kênh liên lạc này mang đến sự thuận tiện cho khách hàng, đối tác khi có nhu cầu liên lạc đến doanh nghiệp, chính vì thế hiện nay nó trở thành một công cụ đắc lực và được hầu hết các công ty trên khắp Thế giới sử dụng một cách phổ biến.

Nên lựa chọn đầu số hotline nào cho doanh nghiệp?

Hiện nay, đầu số tổng đài có mặt trên thị trường rất phong phú về định dạng, chức năng. Do đó các doanh nghiệp khi quyết định đăng ký cần nắm rõ về phân loại đầu số cũng như những ưu, nhược điểm của các đầu số hotline này để có được sự lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

1. Đầu số 1900

Đầu số 1900 là số hotline khá phổ biến trên thị trường hiện nay, đường dây hoạt động linh hoạt, không bị lệ thuộc vào mã vùng, vị trí địa lý nên rất thích hợp sử dụng cho các hoạt động chăm sóc khách hàng, tư vấn bán hàng, phục vụ các dịch vụ kinh doanh của chuỗi cửa hàng, hoạt động vận tải, phòng vé…

Hotline 1900 do doanh nghiệp đăng ký với nhà mạng nhằm tạo cầu nối liên kết với khách hàng nhưng chỉ có chức năng nhận cuộc gọi đến mà không thể gọi ra bên ngoài. Đường dây tính cước phí người gọi vào theo giá cước từ 1.000đ – 8.000đ/ phút tùy theo nhà mạng, doanh nghiệp sẽ được nhận một phần cước phí từ người gọi đến, thông thường dao động từ 26-40%.

Đầu số 1900 đăng ký dễ dàng, hoạt động linh hoạt, tạo sự tiện lợi cho kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng
Đầu số 1900 đăng ký dễ dàng, hoạt động linh hoạt, tạo sự tiện lợi cho kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng

Ưu điểm: Đầu số 1900 được nhiều doanh nghiệp Việt ưu tiên sử dụng trong suốt thời gian vừa qua bởi những ưu điểm nổi trội sau đây:

  • Đầu số đơn giản 1900 với định dạng ngắn gọn, dễ nhớ sẽ thúc đẩy mối liên hệ giữa khách hàng với doanh nghiệp.
  • Tổng đài 1900 không phụ thuộc mã vùng nên khách hàng từ mọi miền đất nước đều có thể dễ dàng liên lạc, từ đó tạo sự thuận lợi cho các hoạt động PR, quảng bá thương hiệu của công ty.
  • 1900 không chỉ là đường dây liên lạc hỗ trợ tốt cho các hoạt động chăm sóc, tư vấn, kinh doanh, đồng thời còn giúp các doanh nghiệp được hưởng chiết khấu cao từ các cuộc gọi đến.
  • Đường dây cho phép nhận nhiều cuộc gọi đến cùng lúc mang đến sự chuyên nghiệp, uy tín cho hoạt động của doanh nghiệp.

Nhược điểm: Bên cạnh những điểm ưu việt kể trên, hotline 1900 cũng còn tồn đọng một số mặt yếu kém sau đây:

  • Đường dây thu cước phí từ phía người gọi, chính vì thế bắt buộc phải thông báo giá cước khi khách hàng liên lạc đến công ty. Điều này có thể gây tâm lý e ngại cho khách hàng mỗi khi liên hệ.
  • Định dạng số hotline ngắn gọn và bị ràng buộc bởi nhiều quy định cùng với đó là nhu cầu đăng ký cao, chính vì thế doanh nghiệp sẽ gặp phải khó khăn trong việc lựa chọn cho mình số hotline đẹp, ưng ý nhất.
  • Tổng đài 1900 chỉ cho phép nhận cuộc gọi đến, chính vì thế doanh nghiệp cần phải tốn kém thêm chi phí lắp đặt tổng đài khác để thực hiện các liên lạc ra bên ngoài.

Với những đặc điểm vừa được nêu trên cho thấy tổng đài 1900 phù hợp và đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng hiện nay. Trong đó những doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ là đối tượng phù hợp khi lựa chọn đăng ký tổng đài này, ngoài ra những công ty kinh doanh thông qua các hoạt động tư vấn như du học, visa, tư vấn pháp lý… cũng là nhóm đối tượng thích hợp khi sử dụng số hotline 1900.

>>Xem thêm: Gọi 1900 có tốn tiền không?

2. Đầu số 1800

Số hotline nghĩa là gì và bao gồm những loại nào? Trên thị trường hiện nay có rất nhiều dạng đầu số khác nhau và 1800 là một trong những số hotline rất được ưa chuộng. Đường dây đăng ký đơn giản, nhanh chóng với cách thức hoạt động linh hoạt phù hợp với nhu cầu chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật của các doanh nghiệp. Một trong những đặc điểm nổi trội của hệ thống tổng đài này chính là miễn cước phí khi khách hàng gọi đến, mức phí sẽ được doanh nghiệp đăng ký tổng đài chi trả hoàn toàn. Ngoài ra, 1800 cũng là đường dây chỉ nhận các cuộc gọi đến mà không cho phép thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài.

Hotline 1800 miễn cước người gọi thúc đẩy liên lạc của khách hàng đến với doanh nghiệp
Hotline 1800 miễn cước người gọi thúc đẩy liên lạc của khách hàng đến với doanh nghiệp

Ưu điểm: 1800 là một trong những đầu số thống nhất trên toàn quốc do các doanh nghiệp đăng ký sử dụng, hệ thống sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật sau đây:

  • Không tính phí người gọi đến, do đó tạo sự thuận tiện, thúc đẩy liên hệ giữa khách hàng đến với doanh nghiệp.
  • Liên lạc đến tổng đài dễ dàng với đầu số dễ nhớ, ngắn gọn.
  • Đầu số thống nhất quốc gia không cần nhớ mã vùng nên tạo sự thuận tiện cho các doanh nghiệp khi quảng cáo, PR.
  • Hệ thống có khả năng tích hợp các phần mềm Call Center, Hotline bán hàng phục vụ các hoạt động kinh doanh của công ty.

Nhược điểm: Số hotline 1800 là đường dây miễn phí nên doanh nghiệp sẽ phải trả toàn bộ cước phí gọi vào nhưng lại khó kiểm soát được cước phát sinh do thời lượng liên lạc giữa các khách hàng sẽ khác nhau. Đường dây hoàn toàn không tính phí cũng tồn tại rủi ro bị phá rối gây khó khăn cho công ty. Bên cạnh đó, số hotline 1800 cũng chỉ nhận cuộc gọi đến nên doanh nghiệp muốn liên lạc ra bên ngoài vẫn phải tốn thêm chi phí đăng ký một đường dây khác.

3. Đầu số cố định

Bên cạnh hai loại hình tổng đài nói trên, đầu số cố định ứng dụng công nghệ IP tiên tiến được biết đến là giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay. Hệ thống tổng đài phổ biến có khả năng nhận cuộc gọi đến và liên hệ ra bên ngoài một cách dễ dàng chỉ với một số điện thoại liên hệ. Hiện nay, đầu số chỉ được cấp phép cho các doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh nhằm phục vụ công tác chăm sóc khách hàng, tư vấn bán hàng, telesale…

Đầu số cố định phục vụ nhu cầu chăm sóc, tư vấn khách hàng, telesale cho các doanh nghiệp
Đầu số cố định phục vụ nhu cầu chăm sóc, tư vấn khách hàng, telesale cho các doanh nghiệp

Ưu điểm: Đầu số cố định có mức cước phí mỗi tháng rẻ hơn so với hai loại tổng đài kể trên và có thể vừa gọi vừa nghe sẽ tạo được sự thuận tiện cho doanh nghiệp khi sử dụng. Mỗi đường dây gắn mã vùng cố định giúp định vị được vị trí kinh doanh của công ty một cách dễ dàng. Hơn nữa, đầu số này chỉ được cấp cho các doanh nghiệp nên khi khách hàng liên hệ sẽ không lo nhầm số hoặc liên hệ đến đơn vị không uy tín.

Nhược điểm: đầu số cố định có định dạng dài đến 11 số thường khó nhớ nên gây khó khăn cho khách hàng mỗi khi liên hệ. Hơn nữa, mỗi tổng đài đều gắn với mã vùng nên các doanh nghiệp khó đồng bộ khi có nhiều chi nhánh, đơn vị kinh doanh, ngoài ra còn gây trở ngại cho các hoạt động quảng bá, PR của công ty.

Loại tổng đài cố định phù hợp với tất cả các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là những đơn vị có quy mô hoạt động hẹp với trụ sở kinh doanh, buôn bán nằm trên phạm vi một tỉnh thành.

4. Đầu số di động

Đầu số di động khá dễ dàng khi đăng ký, nó giống với số liên lạc cá nhân nhưng được các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ đăng ký sử dụng như tổng đài chăm sóc khách hàng, tư vấn bán hàng, liên hệ đặt hàng…

Ưu điểm: Số tổng đài di động sử dụng cực kỳ phổ biến với mức cước phí hàng tháng thấp, không bị phụ thuộc mã vùng do đó dễ dàng khi liên lạc. Đầu số đa dạng nên các doanh nghiệp vô tư lựa chọn số theo mong muốn của mình.

Nhược điểm: Định dạng số cá nhân nên khiến nhiều khách hàng e ngại khi liên lạc, ngoài ra mức cước phí gọi ngoại mạng cao cũng chính là điểm trở ngại cho các doanh nghiệp khi lựa chọn hình thức này.

Đầu số di động cũng là một trong những loại hình tổng đài được nhiều doanh nghiệp lựa chọn
Đầu số di động cũng là một trong những loại hình tổng đài được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Đầu số di động rất phù hợp với các đơn vị kinh doanh mới, quy mô nhỏ đang từng bước xây dựng hệ thống chăm sóc, tư vấn khách hàng. Với cách thức đăng ký dễ dàng, bất cứ công ty nào cũng có thể đăng ký để sử dụng một cách phổ biến.

Doanh nghiệp cần xác định mục đích nhu cầu để lựa chọn Hotline phù hợp

Với sự đa dạng đầu số hotline trên thị trường hiện nay, việc xác định đúng mục đích, nhu cầu sử dụng sẽ giúp các doanh nghiệp khai thác hiệu quả đường dây tổng đài, từ đó hỗ trợ tốt hơn các hoạt động mà vẫn đảm bảo tiết kiệm tối đa chi phí. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô cũng như lĩnh vực hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ thích hợp với từng loại hình tổng đài khác nhau, chính vì thế trước hết mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống chặt chẽ, tham khảo và cân đối chi phí đầu tư thích hợp theo những gì được trình bày dưới đây:

Xây dựng hệ thống

Việc đăng ký tổng đài không chỉ đơn thuần chuẩn bị các thủ tục, hồ sơ, thông tin kinh doanh là có thể đưa vào hoạt động, bên cạnh đó doanh nghiệp cần có kế hoạch khai thác hiệu quả, xây dựng cho mình một hệ thống chặt chẽ, khoa học nếu muốn đường dây tổng đài được sử dụng lâu dài và hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động của công ty. Để đạt được điều đó, mỗi doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau đây:

  • Nhu cầu liên hệ của công ty cao hay thấp để xác định chính xác số lượng máy nhánh? Bố trí máy nhánh thích hợp theo từng phòng ban để đảm nhận và trả lời nhanh chóng, kịp thời nhu cầu liên hệ của khách hàng.
  • Cài đặt ghi âm nếu cần, xác định thời lượng ghi âm phù hợp.
  • Tốt nhất nên thu thoại lời chào và các hướng dẫn cụ thể cho khách hàng để sớm liên hệ đúng phòng ban và được giải quyết nhu cầu thỏa đáng nhất.
  • Nên tự dàn dựng kịch bản cuộc gọi, phân chia phòng ban tiếp nhận, thời gian tiếp nhận cuộc gọi trong giờ làm việc và ngoài giờ phù hợp.
  • Lên kế hoạch nhận cuộc gọi sao cho phù hợp với nhân lực, vật lực của công ty. Có giải pháp cụ thể trong những trường hợp tổng đài viên bận.
  • Chủ động tìm hiểu trước các kết nối giữa tổng đài với hệ thống khác, từ đó lựa chọn kết nối phù hợp nhất theo tình hình của công ty.
  • Tự đánh giá tần suất cuộc gọi vào/ ra trong cùng lúc để đảm bảo lựa chọn hệ thống phù hợp, bố trí nhân lực thích hợp. Về sau khi nhu cầu tăng lên, doanh nghiệp cũng có thể nâng cấp một cách dễ dàng theo sự hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ.
  • Nên lựa chọn quản trị viên phù hợp, thông thường là các nhân viên IT để họ hiểu rõ hoạt động của hệ thống, nhanh chóng kịp thời khắc phục sự cố khi xảy ra. Trong những trường hợp, đơn vị không có nhân viên IP vẫn có thể nhờ sự giúp đỡ của nhà cung cấp hệ thống.
  • Đánh giá và đưa ra lựa chọn giữa tổng đài IP với tổng đài vật lý sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên hiện nay các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn tổng đài IP vì sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí cùng nhiều tính năng nổi trội của hệ thống này.
  • Đối với những doanh nghiệp đã trang bị hệ thống tổng đài Analog cần đưa ra quyết định duy trì hay nâng cấp công nghệ mới để tiết kiệm chi phí lắp đặt, vận hành và đảm bảo phục vụ hiệu quả cho công việc.
Xây dựng hệ thống chặt chẽ và xác định chính xác chi phí đầu tư giúp doanh nghiệp sử dụng và khai thác hiệu quả tổng đài
Xây dựng hệ thống chặt chẽ và xác định chính xác chi phí đầu tư giúp doanh nghiệp sử dụng và khai thác hiệu quả tổng đài

Cân đối chi phí đầu tư

Khi đăng ký, lắp đặt hệ thống tổng đài, doanh nghiệp cần xác định rõ chi phí lắp đặt ban đầu và mức phí duy trì để cân đối đầu tư sao cho phù hợp với tình hình của công ty.

  • Chi phí ban đầu: phí ban đầu khi lắp đặt hệ thống tổng đài sẽ bao gồm: phí khởi tạo, phí thuê tổng đài ảo, chi phí lắp đặt, mua sắm thiết bị vật lý, phí đầu tư trang bị chuyển đổi Gateway.
  • Phí duy trì hệ thống: mức phí này sẽ tùy thuộc vào loại đầu số tổng đài, quy mô hệ thống, nhu cầu sử dụng của công ty, dao động từ 400.000đ trở lên.

Doanh nghiệp cần những gì khi sử dụng tổng đài hotline?

Hotline nghĩa là gì, cần trang bị những gì để xây dựng hệ thống này chính là những nội dung quan trọng mà các doanh nghiệp cần quan tâm. Việc xác định chính xác và có kế hoạch chuẩn bị cụ thể sẽ giúp các công ty xây dựng nhanh chóng để sớm đưa vào sử dụng, đồng thời khai thác hiệu quả nhất tổng đài đã đăng ký:

1. Đầu số

Trước hết các doanh nghiệp cần nắm rõ về các loại đầu số cũng như am hiểu về ưu và nhược điểm để có sự lựa chọn đúng đắn và phù hợp với tình hình của công ty. Trong những trường hợp không có nhân sự chuyên môn để hiểu và phân tích chính xác, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn các dịch vụ đăng ký chuyên nghiệp. Trong đó Indochina Telecom là một trong những cái tên đang được nhiều doanh nghiệp hợp tác, với kinh nghiệm dày dặn cùng đội ngũ chuyên viên tận tâm, Itelecom cam kết sẽ mang đến cho quý công ty dịch vụ tổng đài uy tín, chất lượng nhất.

Doanh nghiệp cần xác định loại đầu số phù hợp trước khi đăng ký sử dụng
Doanh nghiệp cần xác định loại đầu số phù hợp trước khi đăng ký sử dụng

2. Hệ thống tổng đài

Trang bị các công cụ trong hệ thống tổng đài cực kỳ quan trọng, nó góp phần khai thác và sử dụng hiệu quả đường dây này. Các công nghệ tiên tiến như IVR, Sip trunk… sẽ giúp nâng cao chất lượng thoại, đảm bảo chất lượng dịch vụ chăm sóc, tư vấn khách hàng được tốt hơn.

Xây dựng hệ thống tổng đài chuyên nghiệp là nhiệm vụ quan trọng mà các doanh nghiệp cần thực hiện
Xây dựng hệ thống tổng đài chuyên nghiệp là nhiệm vụ quan trọng mà các doanh nghiệp cần thực hiện

Thiết bị đầu cuối

Các thiết bị đầu cuối là một phần không thể thiếu trong hệ thống tổng đài, một số thiết bị cần được đầu tư và chuẩn bị như: điện thoại IP Phone, tai nghe, máy tính… Những doanh nghiệp vẫn chưa biết cách lắp đặt cũng như lựa chọn thiết bị phù hợp có thể liên hệ với Indochina Telecom để được hỗ trợ và tư vấn cụ thể.

Trang bị đầy đủ các thiết bị để phục vụ cho hệ thống tổng đài chuyên nghiệp
Trang bị đầy đủ các thiết bị để phục vụ cho hệ thống tổng đài chuyên nghiệp

Đường truyền internet

Đối với hệ thống tổng đài ảo, việc lắp đặt đường truyền internet chất lượng là điều không thể thiếu, nó sẽ quyết định đến chất lượng cuộc gọi, khả năng kết nối cũng như việc khai thác các tính năng quan trọng khác. Do đó mỗi doanh nghiệp cần đầu tư và trang bị hệ thống internet tối ưu để phục vụ cho hệ thống tổng đài của mình.

Lắp đặt đường truyền internet tốt để đảm bảo chất lượng thoại và mở rộng khả năng kết nối
Lắp đặt đường truyền internet tốt để đảm bảo chất lượng thoại và mở rộng khả năng kết nối

Trong thời buổi hiện nay, các nội dung liên quan đến số hotline nghĩa là gì? Hệ thống vận hành ra sao và việc lựa chọn loại tổng đài nào cho phù hợp? là những nội dung cực kỳ quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm rõ. Mong rằng những gì được trình bày sẽ giúp các đơn vị hiệu rõ hơn về công nghệ này. Trong những trường hợp cần đăng ký, lắp đặt tổng đài có thể liên hệ ngay với Indochina Telecom để được tư vấn và phục vụ tốt nhất, sớm đưa hệ thống vào sử dụng giúp đảm bảo uy tín, sự chuyên nghiệp cho hoạt động của các công ty.

Tin tức khác

Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ 4.0 cho văn phòng

Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ 4.0 cho văn phòng

Tổng đài nội bộ từ lâu đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong công tác quản lý các hoạt động nội vụ,...
Giải pháp tổng đài IP – Hệ thống thoại thông minh cho doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài IP – Hệ thống thoại thông minh cho doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài IP là lựa chọn của đại đa số các doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ hiện nay. Đặc biệt, giải pháp này với nhiều ưu...
Lắp đặt tổng đài IP – Những thiết bị cần thiết cho một tổng đài hoàn chỉnh

Lắp đặt tổng đài IP – Những thiết bị cần thiết cho một tổng đài hoàn chỉnh

Ứng dụng tổng đài IP đang là công cụ mang lại nhiều lợi ích  trong kinh doanh, quản lý và phát triển doanh nghiệp. Có rất nhiều cơ quan,...