Giải pháp tổng đài VOIP và những lợi ích cho doanh nghiệp

Blog (24/11/2021)

Giải pháp tổng đài VOIP hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn, phương thức mới này mang đến nhiều tiện ích thiết thực với sự đa dạng các tính năng sẽ hỗ trợ đắc lực cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về những lợi ích mà loại hình tổng đài này mang lại, cũng như hiểu rõ về cách thức triển khai để mỗi doanh nghiệp sớm ứng dụng vào trong thực tiễn giúp hoàn thiện và phát triển các hoạt động quản lý, chăm sóc khách hàng.

Giải pháp tổng đài VOIP dành cho những đơn vị nào?

Tổng đài VOIP ứng dụng công nghệ truyền thông tiên tiến, chỉ với kết nối internet, hệ thống có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ cũng như liên hệ với bên ngoài một cách cực kỳ dễ dàng. Giải pháp này mang đến nhiều tiện ích thiết thực nên phù hợp với đa dạng đối tượng sử dụng, trong đó phải kể đến như:

Các hệ thống ngân hàng.
Các doanh nghiệp, công ty có mô hình kinh doanh lớn bao gồm nhiều chi nhánh rải rác khắp các tỉnh thành.
Các trung tâm đào tạo nổi tiếng sở hữu nhiều trụ sở hoạt động.
Các hệ thống siêu thị, các trung tâm thương mại.
Các trung tâm cung cấp dịch vụ, hỗ trợ, chăm sóc.
Các chuỗi nhà hàng, khách sạn, resort.
Đơn vị kinh doanh theo chuỗi hệ thống như nhà thuốc, quán cà phê, cửa hàng tiện lợi, shop thời trang…

Các nhóm đối tượng kể trên có nhu cầu liên lạc cao và đòi hỏi phải có hệ thống quản lý chung, nếu không sẽ xuất hiện một số khó khăn như:

Lỏng lẻo trong các kết nối giữa nội bộ phòng ban/ giữa các văn phòng, chi nhánh.
Liên lạc rời rạc không sử dụng chung đường dây làm tốn kém phí cước cao.
Mỗi chi nhánh sử dụng riêng lẻ số điện thoại khiến cho khách hàng gặp khó khăn trong việc tiếp cận.
Khó quản lý tốt dịch vụ chăm sóc có thể khiến khách hàng mất niềm tin.

Do đó các đối tượng doanh nghiệp nêu trên rất cần áp dụng sớm hệ thống tổng đài VOIP để xây dựng cho mình một đường dây chuyên nghiệp, phục vụ khách hàng được tận tâm và chu đáo hơn mà vẫn đảm bảo tiết kiệm chi phí, kiểm soát và quản lý hệ thống chặt chẽ nhất.

Những lợi ích mà doanh nghiệp có được khi sử dụng giải pháp tổng đài VOIP

Giải pháp tổng đài VOIP không còn là phương thức mới mẻ trên thị trường hiện nay, với những lợi ích thiết thực mà hệ thống mang lại đã khiến cho các doanh nghiệp, công ty, tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau ưu tiên áp dụng trong suốt thời gian vừa qua:

Hệ thống tổng đài chung sử dụng mạng lưới internet giúp giảm phí gọi ra bên ngoài và miễn phí hoàn toàn cuộc gọi nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được rất nhiều mức cước phí viễn thông hàng tháng.
Sử dụng một đầu số thống nhất, dễ nhớ tạo được sự chuyên nghiệp, uy tín cho công ty, đồng thời tạo sự thuận lợi cho khách hàng mỗi khi có nhu cầu liên hệ.
Dễ dàng thiết lập đường dây tổng đài mới với mức phí tiết kiệm, đồng thời cũng tạo sự thuận lợi khi mở rộng mạng lưới nội bộ cho các phòng ban, các chi nhánh khác nhau đáp ứng nhu cầu sử dụng của các công ty.
Hệ thống tổng đài sử dụng kết nối internet nên dễ dàng thống kê, báo cáo lịch sử cuộc gọi giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn.
Tổng đài cho phép thực hiện nhiều cuộc gọi cùng một lúc, hạn chế tình trạng gọi nhỡ, máy bận.
Dễ dàng cài đặt các phần mềm quản lý, phần mềm gọi điện trực tiếp trên di động, máy tính mà không cần trang bị thiết bị chuyên dụng.
Hệ thống được lắp đặt, triển khai nhanh chóng, dễ dàng giúp doanh nghiệp sớm đưa vào sử dụng.
Có thể thêm kịch bản lời chào, hướng dẫn kết nối với phòng ban thích hợp theo nhu cầu của công ty.
Đảm bảo liên lạc luôn được tiếp nhận thông qua tính năng chuyển hướng cuộc gọi đã được cài đặt trước.

Cách thức triển khai sử dụng dịch vụ giải pháp tổng đài VOIP

Với nền tảng công nghệ tiên tiến, giải pháp tổng đài VOIP khi đưa vào sử dụng có cách thức triển khai đơn giản, nhanh chóng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện một cách dễ dàng theo ba bước cơ bản sau đây:

Bước 1. Chọn lựa đầu số viễn thông phù hợp

Để sử dụng hệ thống tổng đài, doanh nghiệp, công ty, tổ chức cần lựa chọn cho mình đầu số hotline phù hợp. Để đăng ký nhanh chóng với dãy số đẹp các doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với Itelecom – đơn vị chuyên cung cấp kho số tổng đài đa dạng, nhiều dãy số tứ quý, tam hoa đẹp phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp.

Những công ty có chuỗi hệ thống hoặc sở hữu nhiều chi nhánh khác nhau sẽ được hỗ trợ tư vấn triển khai đường dây tổng đài phù hợp để sớm đưa vào sử dụng, khai thác một cách hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo tiết kiệm mức chi phí tối đa.

Bước 2. Ký kết hợp đồng đăng ký tổng đài

Sau khi lựa chọn đầu số phù hợp và được tư vấn về mô hình tổng đài cần triển khai, quý doanh nghiệp sẽ thực hiện ký kết cùng với Itelecom để nhanh chóng lắp đặt và đưa vào sử dụng. Hiện tại, tổng đài VOIP tại Itelecom bao gồm nhiều gói dịch vụ khác nhau với nhiều mức giá nhằm đáp ứng nhu cầu và mức kinh phí mà doanh nghiệp mong muốn, mọi thắc mắc liên quan đến đăng ký tổng đài, quý doanh nghiệp có thể liên hệ qua số hotline 1900 292929 hoặc gửi mail về địa chỉ Info@itelecom.vn để được hỗ trợ sớm nhất.

Bước 3. Chọn mua các thiết bị đầu cuối

Để triển khai hệ thống tổng đài, doanh nghiệp cần lắp đặt các thiết bị cần thiết hoặc cài đặt phần mềm chuyên dụng để có thể thực hiện các cuộc gọi cũng như quản lý tốt hoạt động của đường dây tổng đài:

Phần cứng: bao gồm các loại điện thoại không dây có khả năng kết nối internet, máy tính có gắn tai nghe để gọi điện…
Phần mềm: Cài đặt app chuyên dụng để thực hiện liên hệ trực tiếp trên máy tính, máy di động cá nhân.

Tình huống thực tế của nhiều đơn vị doanh nghiệp hiện nay

Thực tế hiện nay cho thấy, có rất nhiều doanh nghiệp đang vướng phải nhiều khó khăn khi chưa thiết lập tổng đài hoặc chưa lựa chọn đường dây tổng đài phù hợp, hãy cùng Itelecom tìm hiểu để đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp trong phần bên dưới:

Nhu cầu doanh nghiệp

Một số tình huống thực tế được giả định sau đây chính là tình trạng khó khăn chung của các doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng quy mô hoặc khai khác địa chỉ kinh doanh mới mà vẫn chưa thiết lập đường dây tổng đài chuyên nghiệp:

Tình huống 1. Chuỗi cửa hàng tiện lợi Z đang có nhu cầu mở rộng địa bàn kinh doanh với mong muốn xây dựng thêm 4 cửa hàng mới tại các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long nhưng vẫn chưa có tổng đài chung, mỗi nơi phải sử dụng riêng số thuê bao để liên hệ cũng như chăm sóc khách hàng.
Tình huống 2. Một trung tâm đào tạo có nhu cầu liên lạc cao nhưng đường dây tổng đài có chất lượng quá kém khiến cho dịch vụ tư vấn gặp khó khăn, ngoài ra giữa các chi nhánh của công ty không có sự liên kết chặt chẽ do đường dây nội bộ không thống nhất, tốn cước phí cao.

Những khó khăn

Với hai tình huống giả định nói trên, hãy cùng Itelecom phân tích những khó khăn mà họ đang gặp phải để biết được tầm quan trọng trong việc sớm lắp đặt và sử dụng giải pháp tổng đài ảo VOIP:

Trong tình huống 1, chuỗi cửa hàng Z đang kinh doanh các mặt hàng thiết yếu, do đó nhu cầu liên lạc của khách hàng đến doanh nghiệp để tham khảo giá, đặt hàng rất cao, tuy nhiên việc không đăng ký tổng đài và sử dụng nhiều số liên lạc tại mỗi cửa hàng kinh doanh sẽ khiến khách hàng gặp trở ngại trong việc liên hệ, từ đó làm giảm thiểu một phần doanh số online. Ngoài ra, giữa các cửa hàng cũng có nhu cầu trao đổi hàng hóa cao nên khi không áp dụng đường dây tổng đài sẽ khiến cho doanh nghiệp tiêu tốn tiền cước phí mỗi khi liên hệ nội bộ.
Ở tình huống số 2, khó khăn mà trung tâm đào tạo đang vướng phải chính là dịch vụ tư vấn kém chất lượng khiến cho số lượng đầu vào bị hạn chế, hơn nữa việc chăm sóc khách hàng không tốt khi đường dây thường xuyên trong tình trạng bận, gọi nhỡ sẽ tạo thiện cảm xấu cho diện mạo của trung tâm. Ngoài ra, giữa các chi nhánh khi liên hệ cũng tốn nhiều cước phí mà lại khó khăn mỗi khi liên lạc sẽ giảm hiệu suất công việc, trao đổi thông tin nội bộ bị trì trệ không được giải quyết kịp thời.

Giải pháp

Những khó khăn mà hai tình huống nêu trên đang gặp phải cũng chính là thực trạng mà nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt. Khi đó giải pháp tốt nhất cho các công ty đó chính là đăng ký tổng đài VOIP, hệ thống tổng đài tiên tiến này không chỉ giúp các liên hệ được thực hiện nhanh chóng, kịp thời với chất lượng tốt, ổn định mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều cước phí hàng tháng. Từ đó giúp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, hỗ trợ quản lý và triển khai dễ dàng các hoạt động của doanh nghiệp.

Để thiết lập được đường dây tổng đài VOIP chuyên nghiệp, nhanh chóng, các doanh nghiệp có thể liên hệ với Indochina Telecom – đơn vị uy tín với nhiều năm kinh nghiệm cùng đội ngũ nhân viên giàu chuyên môn sẽ hỗ trợ và mang đến dịch vụ chu đáo nhất cho doanh nghiệp. Tổng đài VOIP tại Itelecom có mức chi phí cạnh tranh, lắp đặt và triển khai nhanh chóng, hỗ trợ kỹ thuật tận tâm cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn chắc chắn sẽ khiến cho các công ty cảm thấy hài lòng khi đăng ký.

Giải pháp tổng đài VOIP ra đời đã tạo ra một nền tảng mới hỗ trợ tích cực cho hoạt động của các doanh nghiệp hiện nay, đường dây tổng đài tiên tiến sở hữu công nghệ hiện đại giúp phục vụ tốt và đa dạng hơn nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay. Nhanh chóng liên hệ ngay với Indochina Telecom để được tư vấn chi tiết và đăng ký sớm hệ thống tổng đài chuyên nghiệp cho mình để các khó khăn còn đang tồn đọng được giải quyết triệt để, đồng thời cắt giảm cước phí không cần thiết cho các doanh nghiệp.