EN VI

Tổng đài IP là gì? Những thiết bị cần có khi lắp đặt tổng đài IP

(24/11/2021)

Đối với các doanh nghiệp hiện nay, tổng đài IP là giải pháp quen thuộc giúp họ quản lý, khai thác hoạt động của công ty cùng với đó là tiếp cận gần hơn với khách hàng của mình. Đây được xem là một phương pháp mới, sở hữu công nghệ tiên tiến hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong mọi hoạt động, để hiểu rõ hơn về loại dịch vụ tổng đài ảo này hãy cùng theo dõi những thông tin quan trọng mà Indochina Telecom muốn chia sẻ thông qua bài viết dưới đây.

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP chính là loại tổng đài điện thoại được kết nối và hoạt động dựa trên nền tảng internet, chỉ cần có tín hiệu mạng, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các cuộc gọi đường dài, nội bộ hoặc thậm chí là ghi âm, gửi hình ảnh nhanh chóng giữa nhiều máy với nhau. Hình thức tổng đài tiên tiến này sở hữu nhiều ưu điểm nổi trội hơn dạng truyền thống và đang dần được thay thế để đáp ứng đa dạng hơn nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp hiện nay.

Tổng đài IP là tổng đài điện thoại kết nối với mạng internet để sử dụng
Tổng đài IP là tổng đài điện thoại kết nối với mạng internet để sử dụng

Ưu điểm của tổng đài IP

Sở hữu nền tảng công nghệ tiên tiến, tổng đài IP bộc lộ nhiều ưu điểm hơn so với dạng truyền thống. Phương thức này ra đời như một giải pháp mới mẻ giải quyết nhiều vấn đề bất cập của hệ thống cũ, đồng thời thúc đẩy các kết nối nội bộ, ngoại giao của doanh nghiệp được chặt chẽ hơn. Sau đây là những điểm nổi bật của tổng đài IP khiến cho nhiều doanh nghiệp ưu tiên lắp đặt:

  • Dễ dàng cài đặt, triển khai sử dụng: Thay vì phải lắp đặt các thiết bị đắt tiền, tổng đài IP chỉ cần có kết nối internet là có thể sử dụng dễ dàng. Việc triển khai tổng đài cũng đơn giản hơn, không đòi hỏi phải có sự can thiệp của các nhân viên chuyên ngành.
  • Quản lý hệ thống chặt chẽ: với giao diện quản lý riêng trên nền tảng web, loại tổng đài này hỗ trợ việc quản lý, điều khiển hệ thống trở nên dễ dàng và chặt chẽ hơn so với tổng đài analog.
  • Giảm hoặc thậm chí miễn cước phí cuộc gọi: khi sử dụng mô hình tổng đài này, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các cuộc gọi nội bộ tại nhiều vị trí khác nhau mà vẫn được miễn phí hoàn toàn giá cước. Đối với những cuộc gọi quốc tế hoặc đường dài, việc sử dụng hệ thống tổng đài mới giúp doanh nghiệp cắt giảm được nhiều chi phí, từ đó giúp việc kết nối được dễ dàng và thuận tiện hơn.
Tổng đài IP giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ dựa trên phần mềm riêng có trên nền tảng web
Tổng đài IP giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ dựa trên phần mềm riêng có trên nền tảng web
  • Cắt giảm chi phí lắp đặt đường dây: do hoạt động dựa trên kết nối internet nên doanh nghiệp sẽ không phải mất thêm chi phí lắp đặt đường dây tổng đài riêng vừa cồng kềnh, vừa tốn kém.
  • Dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động: tổng đài IP cho phép mở rộng số lượng lớn máy nhánh tại nhiều vị trí làm việc khác nhau với cách thức đơn giản, tiện lợi.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng: hệ thống tổng đài mới giúp quản lý tốt danh sách cuộc gọi, chuyển hướng cuộc gọi theo hướng dẫn và ghi nhận lại thông tin khách hàng giúp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và chăm sóc tốt hơn các nhóm khách hàng mục tiêu.
  • Khai thác đa dạng trên nhiều thiết bị: Hệ thống tổng đài dễ dàng kết nối với nhiều thiết bị đầu cuối giúp phục vụ tốt hơn cho nhu cầu sử dụng, ngoài ra còn mở rộng các tính năng như cài nhạc chờ, lời chào, lời hướng dẫn, voicemail, call queue… tạo sự thuận lợi cho người dùng.
  • Giám sát, quản lý tốt cuộc gọi: hệ thống tự động lưu trữ, ghi âm thông tin cuộc gọi, phân phối cuộc gọi tạo sự thuận tiện cho doanh nghiệp khai thác, kiểm tra khi có nhu cầu.

Mô hình tổng quan của tổng đài IP

Hiện nay, tổng đài IP được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến, việc triển khai và lắp đặt mô hình hoạt động được đơn giản hóa, cắt giảm khá nhiều chi phí cơ sở hạ tầng ban đầu cho doanh nghiệp. Nhìn chung, để sử dụng được loại hình tổng đài này cần lựa chọn đầu số tổng đài, tổng đài IP và trang bị các thiết bị đầu cuối để sử dụng.

Mô hình hoạt động đơn giản hóa, tiện lợi khi dùng đồng thời tiết kiệm nhiều chi phí cho doanh nghiệp
Mô hình hoạt động đơn giản hóa, tiện lợi khi dùng đồng thời tiết kiệm nhiều chi phí cho doanh nghiệp

Tùy theo quy mô, phạm vi khai thác cũng như nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp mà mô hình này được nhân bản lên với các yêu cầu về thiết bị, các kết nối sẽ khác nhau. Tổng đài IP cho phép thiết lập các mô hình 1 chi nhánh, nhiều chi nhánh theo phương thức ngang hàng hoặc kiểu HUB tùy theo từng trường hợp. Việc lựa chọn và sử dụng đúng mô hình tổng đài sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và khai thác hiệu quả hơn.

Các thiết bị cần có khi lắp đặt tổng đài IP

Doanh nghiệp khi có ý định sử dụng tổng đài IP cần tham khảo các thiết bị có liên quan để lắp đặt sớm và nhanh chóng đưa vào vận hành hệ thống này:

  • Trang bị máy tính chủ cài tổng đài không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu sự lắp đặt cồng kềnh nhiều thiết bị hỗ trợ giống như tổng đài truyền thống. Các dòng máy tham khảo bao gồm HP Pro 2000, HP ML110G7.
  • Doanh nghiệp muốn sử dụng số tổng đài gọi ra ngoài cần sử dụng thêm card giao tiếp với đường bưu điện, tùy theo nhu cầu sử dụng cũng như kinh phí mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại PCI, PCie, RJ45…
  • Ngoài hai loại thiết bị kể trên, để tạo được gọi thoại cần các thiết bị đầu cuối như: điện thoại IP phone – loại này không cần kéo dây, máy sẽ được kết nối mạng và gắn với tổng đài IP để sử dụng; sử dụng card máy lẻ đối với những hệ thống tổng đài cũ muốn nâng cấp lên công nghệ IP; cài đặt phần mềm trực tiếp trên máy tính và sử dụng tai nghe để thực hiện gọi thoại…
Các thiết bị cần có khi xây dựng tổng đài IP
Các thiết bị cần có khi xây dựng tổng đài IP

Hệ thống cần có để lắp tổng đài IP

Hiện nay, hệ thống tổng đài IP sẽ bao gồm hai loại khác nhau, đó chính là loại tổng đài phần cứng và loại tổng đài phần mềm. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như tình hình hệ thống đang sử dụng là mới lắp đặt hay muốn nâng cấp lên mà doanh nghiệp có thể chọn một trong hai loại sau đây:

  • Hệ thống tổng đài phần cứng có tích hợp core tổng đài IP: để duy trì hoạt động của hệ thống này cần có tổng đài điện thoại (IP Grandstream, IP Mypbx), điện thoại IP, bộ chuyển đổi Gateway, hệ thống mạng LAN, WAN hay tín hiệu internet, phần mềm softphone, tai nghe và đường truyền mạng (trong trường hợp hệ thống nhiều chi nhánh).
  • Hệ thống tổng đài phần mềm: thường sử dụng trong các doanh nghiệp chưa từng lắp đặt tổng đài Analog, công nghệ VOIP mới khi đưa vào hoạt động cần có máy chủ, điện thoại IP, bộ chuyển đổi Gateway, mạng internet, phần mềm softphone và tai nghe sử dụng cho máy tính.
Hệ thống tổng đài IP hoạt động hiệu quả, đa dạng tính năng phục vụ cho doanh nghiệp
Hệ thống tổng đài IP hoạt động hiệu quả, đa dạng tính năng phục vụ cho doanh nghiệp

Một số câu hỏi về tổng đài IP

Bên cạnh các kiến thức chung xoay quanh tổng đài IP, Indochina Telecom còn trực tiếp giải đáp một số thắc mắc thường gặp của doanh nghiệp khi lắp đặt đường dây tổng đài. Những thông tin hữu ích này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn cho mình một hệ thống tổng đài phù hợp để sử dụng trong thực tiễn:

Sử dụng thiết bị tổng đài Analog cũ được không?

Loại hình tổng đài Analog cũ mặc dù còn tồn đọng nhiều khiếm khuyết nhưng đối với các doanh nghiệp đã sử dụng lâu đời và đã trang bị đầy đủ hệ thống tổng đài cũ vẫn có thể tiếp tục duy trì hệ thống này trong hiện tại cũng như tương lai. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn nâng cấp lên hệ thống tổng đài IP để khai thác được nhiều tính năng hơn và tiết kiệm được chi phí vẫn có thể thực hiện một cách dễ dàng dựa trên nền tảng cơ sở hạ tầng cũ.

Nhiều người thắc mắc nên sử dụng tổng đài Analog hay thay thế bằng tổng đài IP?
Nhiều người thắc mắc nên sử dụng tổng đài Analog hay thay thế bằng tổng đài IP?

 Sử dụng hệ thống mạng hiện có để lắp đặt tổng đài IP được không?

Kết nối mạng internet sử dụng cho máy tính hiện tại cũng chính là đường dây sử dụng cho tổng đài IP, do đó khi muốn lắp đặt hệ thống này, doanh nghiệp không bắt buộc phải mở thêm nút mạng mới. Ngoài ra, những dòng điện thoại IP hiện nay đều được trang bị hai cổng RJ45, một cổng sẽ kết nối với mạng, cổng còn lại gắn trực tiếp vào máy tính. Từ đó tổng đài IP cho phép thực hiện các cuộc gọi, đồng thời giám sát, theo dõi và ghi nhận thông tin khách hàng một cách dễ dàng.

Các thiết bị tổng đài IP có thể dễ dàng kết nối và sử dụng chung hệ thống mạng đang dùng trong doanh nghiệp
Các thiết bị tổng đài IP có thể dễ dàng kết nối và sử dụng chung hệ thống mạng đang dùng trong doanh nghiệp

Sử dụng wifi để làm đường truyền cho tổng đài VOIP được không?

Thay vì phải lắp đặt đường dây cáp cồng kềnh để có thể kết nối và tạo dựng một tổng đài hotline theo phương thức truyền thống, tổng đài IP ra đời đã giải quyết được khó khăn này cho doanh nghiệp. khi đó hệ thống IP có thể kết nối trực tiếp wifi đang sử dụng tại công ty để làm đường truyền chung. lúc này, máy chủ, máy tính và điện thoại IP không dây sau khi được kết nối mạng wifi sẽ tự động liên kết với nhau tạo thành một hệ thống tổng đài phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.

Dùng wifi vẫn có thể thiết lập và sử dụng hệ thống tổng đài IP
Dùng wifi vẫn có thể thiết lập và sử dụng hệ thống tổng đài IP

Các chi nhánh sử dụng tổng đài IP như thế nào?

Với nguyên tắc hoạt động dựa trên kết nối internet, tổng đài IP khi sử dụng cho nhiều chi nhánh khác nhau chỉ cần thiết lập một dịch vụ tổng đài duy nhất. Khi đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí đăng ký, lắp đặt và thống nhất được đầu số hotline, từ đó tạo dựng được sự uy tín, thương hiệu, đồng thời cũng thuận lợi hơn trong các hoạt động quảng bá, PR cho công ty.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh vẫn sử dụng chung một dịch vụ tổng đài duy nhất
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh vẫn sử dụng chung một dịch vụ tổng đài duy nhất

Khi không có mặt tại văn phòng nhân viên có thể nghe điện thoại tổng đài được không?

Hiện nay, tổng đài IP được biết đến là phương thức mới sở hữu nhiều tính năng thông minh và tiện ích. Một trong số đó chính là khả năng chuyển đổi số hotline qua số cá nhân, do đó nhân viên tư vấn mặc dù không trực điện thoại vẫn có thể nhận được cuộc gọi đến tổng đài và trực tiếp giải đáp các thắc mắc cho khách hàng. Tính năng mới này không chỉ đảm bảo được chất lượng phục vụ của doanh nghiệp mà còn tạo sự tiện ích cho hoạt động điều phối nhân viên trong công ty.

Tính năng chuyển đổi số hotline sang số cá nhân giúp nhân viên dễ dàng nhận cuộc gọi tổng đài mọi lúc mọi nơi
Tính năng chuyển đổi số hotline sang số cá nhân giúp nhân viên dễ dàng nhận cuộc gọi tổng đài mọi lúc mọi nơi

Tổng đài IP ra đời trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đây là giải pháp mới mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp cũng như các đơn vị cung cấp dịch vụ. Loại hình tổng đài giúp các công ty quản lý tốt các hoạt động và tiết kiệm tối đa chi phí vận hành. Mọi thắc mắc liên quan đến vấn đề này hoặc có nhu cầu thiết lập tổng đài, lựa chọn và sở hữu đầu số hotline đẹp, dễ nhớ vui lòng liên hệ với Indochina Telecom để được tư vấn và phục vụ sớm

Tin tức khác

Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ 4.0 cho văn phòng

Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ 4.0 cho văn phòng

Tổng đài nội bộ từ lâu đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong công tác quản lý các hoạt động nội vụ,...
Giải pháp tổng đài IP – Hệ thống thoại thông minh cho doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài IP – Hệ thống thoại thông minh cho doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài IP là lựa chọn của đại đa số các doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ hiện nay. Đặc biệt, giải pháp này với nhiều ưu...
Lắp đặt tổng đài IP – Những thiết bị cần thiết cho một tổng đài hoàn chỉnh

Lắp đặt tổng đài IP – Những thiết bị cần thiết cho một tổng đài hoàn chỉnh

Ứng dụng tổng đài IP đang là công cụ mang lại nhiều lợi ích  trong kinh doanh, quản lý và phát triển doanh nghiệp. Có rất nhiều cơ quan,...